Präambel
Der Turnverein Auenheim e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert
personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des
Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-
Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu
vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des
Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und
Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl
automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in
Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet
veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die
EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten,
zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
- Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede
Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein
Einzelblatt angelegt. - Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die
folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße,
Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und
ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der
gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf.
Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. - Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein
betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet,
soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände
beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
- Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
- Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse,
Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang. - Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen
gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten
Personen. - Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Turnrats, der
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit
Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
- Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
- Der Mitgliederwart und der Vorstand stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
- Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
- Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
- Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
- Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-
Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist. - Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet
werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten
haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter,
Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit
personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Turnverein Auenheim in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der
automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein
keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
- Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und
Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit.
Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit und den
Vorstand, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen
werden. - Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich. - Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener
Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des
Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der
Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen
datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters
Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb
eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist
unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen
Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder Weitergabe
ist untersagt. - Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese
Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen
sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch die Mitgliederversammlung des Vereins am
24.03.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in
Kraft.