Datenschutz Turnverein Auenheim

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO
Datum der Einführung: 24.03.2019

Ziffer 1: Angaben zum Verantwortlichen

Ziffer 2: Angaben zum Vertreter

Der Verantwortliche wird gesetzlich vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB:

• 1. Vorsitzender Herr Matthias Manßhardt
• 2. Vorsitzende Frau Nathalie Meißner-Stahl

jeweils zur Einzelvertretung berechtigt; Angaben zur Erreichbarkeit wie Ziffer 1.

Ziffer 3: Zuständige Aufsichtsbehörde

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Baden-Württemberg,

• 70173 Stuttgart, Königstraße 10a,
• E-Mail-Adresse: poststelle@lfdi.bwl.de

Meldung des/r Datenschutzbeauftragten ist erfolgt: ( ) Ja (X ) Nein

Ziffer 4: Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Die Übermittlung findet nicht statt und ist auch nicht geplant.

Ziffer 5: Verarbeitungstätigkeit: Mitgliederverwaltung (Datum der Einführung: 24..03.2019)

• Verantwortlicher Fachbereich: Mitgliedswart
• Betroffene Personenkategorie: Mitglieder
• Kategorien der personenbezogenen Daten
  • 5.1 Vorname, Nachname
  • 5.2 Geschlecht
  • 5.3. Geburtsdatum
  • 5.4 Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
  • 5.5 Telefonnummer
  • 5.6 E-Mail-Adresse
  • 5.7 Bankverbindung
  • 5.8 Datum des Vereinsbeitritts
  • 5.9 Abteilungs-/Mannschaftszugehörigkeit
  • 5.10 Funktionen im Verein
  • 5.11 Lizenzerwerb/Spielerpass
  • 5.12 Sportliche Einsätze
  • 5.13 Bilderveröffentlichungen
• Zwecke der Verarbeitung
  • Verwaltung der Mitgliedschaft einschließlich der Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und der Öffentlichkeitsarbeit
  • Beitragseinzug
  • Lizenzerteilung durch den Landesfachverband
• Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
  • zu 5.1 bis 5.4., 5.8 bis 5.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO
  • zu 5.5 bis 5.7: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO
  • 5.13.: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO und zur Wahrung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO i.V.m. § 22 ff. Kunsturhebergesetz
• Kategorien von Empfängern
  • Interne Empfänger:
  • Vorstände: 5.1. bis 5.13.
  • Kassierer: 5.1. bis 5.10
  • Abteilungsleiter: 5.1. bis 5.6., 5.8. bis 5.12.
  • Trainer: 5.1. bis 5.6., 5.8. bis 5.12
  • Turnrat: 5.1. bis 5.6., 5.8. bis 5.10.
  • Externe Empfänger:
  • Landesfachverband: 5.1. bis 5.4., 5.8., 5.12.
  • Sparkasse Hanauerland: 5.1., 5.7
• Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)
  • Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mitgliedschaft: 5.4 bis 5.7, 5.11
  • Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Mitgliedschaft: 5.1. bis 5.3., 5.8 bis 5.9
  • Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.
• Dauerhafte Speicherung der Daten im Vereinsarchiv für Zwecke der Vereinschronik:
  • 5.1, 5.9, 5.10, 5.12, 5.13. Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, solange kein Widerspruch durch die betroffene Person vorliegt.
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO
  (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO)
  • Datenschutzordnung des TV Auenheim e.V.
  • Art der eingesetzten Datenverarbeitung
    PCs der Vereinsfunktionäre, Mitgliederverwaltungs- und Buchführungsprogramm der Sparkasse Hanauerland.
  • Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen
    Zugangs-/Benutzerkontrolle: Vergabe durch Vorstände
  • Zugriffskontrolle
    Berechtigungskonzept vorhanden

Ziffer 6 Verarbeitungstätigkeit: Verwaltung der Übungsleiter/innen, Vereinsmanager/innen und Jugendleiter/innen

• Verantwortlicher Fachbereich: Kassierer
• Betroffene Personenkategorie: Übungsleiter / Vereinsfunktionäre
• Kategorien der personenbezogenen Daten:
  • 6.1 Vorname, Nachname
  • 6.2 Geschlecht
  • 6.3 Geburtsdatum
  • 6.4. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
  • 6.5 Telefonnummer
  • 6.6 E-Mail-Adresse
  • 6.7 Bankverbindung
  • 6.8 Beginn der Tätigkeit
  • 6.9. Erklärung Ehrenkodex
  • 6.10 Ergebnis der Einsichtnahme in das erweiterteFührungszeugnis
  • 6.11 Einsatzzeiten und Zahlungen
  • 6.12 Lizenzen inkl. Lizenznummer
  • 6.13 Erklärung über die Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages
• Zwecke der Verarbeitung
  • Verwaltung der eingesetzten Übungsleiter/innen, Vereinsmanager/innen, Jugendleiter/innen einschließlich der Abrechnung.
• Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
  • zu 6.1 bis 6.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO
• Kategorien von Empfängern
  • Interne Empfänger:
  • Vorstände: 6.1. bis 6.13.
  • Abteilungsleiter: 6.1. bis 6.06., 6.8., 6.11. bis 6.13.
  • Turnrat: 6.1. bis 6.9., 6.11. bis 6.13
  • Externe Empfänger:
  • Landessportbund: 6.1. bis 6.4., 6.9., 6.12.
  • Sparkasse Hanauerland: 6.1., 6.7.
• Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)
  • Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Tätigkeit: 6.5. bis 6.7., 6.9., 6.10.
  • Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Tätigkeit: 6.1. bis 6.4., 6.8., 6.11. bis 6.13. Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.
• Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO
  • Datenschutzordnung des TV Auenheim e.V.
  • Art der eingesetzten Datenverarbeitung
  • PCs der Vereinsfunktionäre, Mitgliederverwaltungs- und Buchführungsprogramm der Sparkasse Hanauerland
  • Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen
    Zugangs-/Benutzerkontrolle: Vergabe durch Vorstände
    Zugriffskontrolle: Berechtigungskonzept vorhanden

Kehl, den 24.03.2019

Unterschriften Vorstand gemäß § 26 BGB